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Y ahora, a lo de esta semana.
El día 3 de cada mes, alguien de tu equipo abre el informe de antigüedad de saldos y lo ordena por importe. Después escribe el mismo email, una y otra vez: «Hola, te escribo por la factura pendiente...». Cambia el nombre y cambia el importe. El texto, nunca.
Eso no es cobrar. Es llegar tarde con educación.
La semana pasada montamos un agente que detecta el cobro en riesgo. Falta la otra mitad: uno que pregunta a tiempo, con el tono justo. Tú decides qué sale.
El problema no es que no paguen. Es que nadie pregunta a tiempo.
En la mayoría de los equipos de finanzas, cobrar es la tarea que siempre puede esperar a mañana.
Cerrar el mes no puede esperar. Pagar nóminas, tampoco.
Reclamar una factura a un cliente con el que el comercial se lleva bien, sí.
Así que se aplaza.
Y cuando por fin alguien escribe, la factura lleva semanas vencida y el contacto del cliente ha cambiado.
Nadie recuerda si en la última llamada prometieron pagar "a final de mes".
No es un problema de disciplina.
Es un proceso que depende de que una persona se acuerde.
Los 3 fallos del cobro manual
1. Se reclama tarde.
El primer contacto llega cuando la factura ya ha vencido.
Para entonces el cliente ya ha decidido a quién paga primero este mes. Y tú no estabas en la lista.
2. Se reclama igual a todos.
El mismo tono para el cliente que paga siempre con dos días de retraso que para el que lleva tres facturas sin pagar.
Al primero le molestas. Al segundo no le asustas.
3. Las promesas de pago se pierden.
"Os pagamos el viernes" vive en un email del comercial, en una nota de la llamada o en la cabeza de alguien.
Si el viernes no llega el pago, nadie lo cruza con la promesa. Y el siguiente recordatorio empieza otra vez desde cero.
El resultado. El DSO sube, la caja se tensa y nadie sabe exactamente qué factura lo explica.
Primero, mide bien tu DSO
Antes de automatizar nada, necesitas saber cuánto de tu DSO es plazo pactado y cuánto es retraso.
La fórmula clásica:
DSO = (saldo de clientes / ventas a crédito del periodo) x días del periodoY la que casi nadie calcula, el DSO mejor posible:
DSO mejor posible = (saldo de clientes NO vencido / ventas a crédito del periodo) x días del periodoLa diferencia entre los dos es tu retraso real.
Esa es la parte que un agente de cobros puede atacar. El plazo pactado se negocia en el contrato, no en un recordatorio.
Qué hace el agente de cobros
Un agente de cobros no es un recordatorio automático con plantilla.
Es un proceso que lee el estado real de cada factura, decide a quién hay que escribir hoy y con qué tono, y te deja el borrador listo.
Funciona en 4 capas:
Capa 1: Lectura
Facturas abiertas del ERP (cliente, importe, fecha de emisión, vencimiento), historial de pago de cada cliente y las respuestas que llegan al buzón de cobros.
Capa 2: Priorización
Ordena las facturas por lo que importa: importe, días al vencimiento, historial de pago del cliente y si es una cuenta estratégica.
Capa 3: Redacción
Escribe el borrador según la etapa: aviso amable antes de vencer, recordatorio el día del vencimiento y tono firme después. Siempre con la factura y el dato concreto.
Capa 4: Escalado y registro
Registra cada promesa de pago con su fecha y la vigila. Si pasa sin cobro, avisa a quien tiene que llamar y le prepara el resumen del cliente.
La escalera de cobro
El agente necesita una regla clara de qué hacer en cada momento.
Esta es una propuesta para empezar. Ajusta los días a tus plazos y a tu tipo de cliente:
7 días antes del vencimiento
Aviso amable con la factura adjunta y los datos de pago. Lo envía el agente (tras tu aprobación al principio).
Día del vencimiento
Recordatorio corto. Pregunta si hay algún problema con la factura.
7 días después
Segundo recordatorio, tono más firme, con copia a quien aprobó la compra en el cliente.
15 días después
Llamada de una persona. El agente prepara el resumen: facturas abiertas, historial y promesas anteriores.
30 días después
Escalado interno: comercial y dirección financiera deciden juntos.
A partir de ahí
Decisión humana: plan de pagos, pausa de servicio o reclamación formal. El agente no decide esto.
La regla de oro. Cuanto más arriba en la escalera, menos agente y más persona.
Cómo montarlo en 4 pasos
Paso 1: Saca las facturas abiertas del ERP
Una exportación diaria con estas columnas basta para empezar:
Cliente y contacto de cobros
Número de factura, importe y moneda
Fecha de emisión y fecha de vencimiento
Estado (abierta, parcialmente cobrada, en disputa)
Comercial responsable
Promesa de pago registrada (fecha), si la hay
Si tu ERP no exporta el contacto de cobros, ese es el primer arreglo. Sin destinatario no hay agente.
Paso 2: El flujo en n8n
Un flujo diario que se lanza a primera hora:
{
"name": "Agente de cobros - diario",
"nodes": [
{ "name": "Cron 07:00", "type": "Schedule Trigger" },
{ "name": "Facturas abiertas", "type": "HTTP Request / ERP", "output": "facturas_json" },
{ "name": "Historial de pago", "type": "Database", "output": "historial_json" },
{ "name": "Promesas de pago", "type": "Google Sheets", "output": "promesas_json" },
{ "name": "Calcular etapa", "type": "Code", "rule": "dias_desde_vencimiento -> etapa de la escalera" },
{ "name": "Agente de cobros", "type": "Claude", "input": "facturas + historial + promesas + etapa" },
{ "name": "Borradores", "type": "Gmail / Outlook (draft)", "note": "nada se envía sin aprobación" },
{ "name": "Resumen al equipo", "type": "Slack / email" }
]
}Paso 3: El prompt del agente de cobros
Este es el prompt que le pasas a Claude con los datos del día.
Cópialo y ajusta el tono a tu empresa.
Eres el agente de cobros de [EMPRESA]. Tu trabajo es preparar, cada mañana, los borradores de reclamación y el resumen para el equipo de finanzas.
DATOS:
- Facturas abiertas: {{facturas_json}}
- Historial de pago por cliente: {{historial_json}}
- Promesas de pago registradas: {{promesas_json}}
- Escalera de cobro: {{escalera}}
PARA CADA FACTURA:
1. Identifica la etapa de la escalera según los días hasta o desde el vencimiento.
2. Si la etapa pide email, redacta un borrador:
- Tono según la etapa y el historial del cliente (cliente puntual = tono cordial; retrasos repetidos = tono firme).
- Incluye número de factura, importe, vencimiento y datos de pago.
- Máximo 6 líneas. Sin amenazas ni lenguaje legal.
3. Si hay una promesa de pago vencida sin cobro, márcala como ESCALAR y explica por qué.
4. Si la etapa pide llamada o decisión humana, no redactes email: prepara un resumen de 3 líneas para la persona responsable.
REGLAS:
- Nunca inventes un importe, una fecha o una promesa que no esté en los datos.
- Si falta un dato, escribe [DATO PENDIENTE] y no redactes el email.
- No propongas descuentos, planes de pago ni cortes de servicio: eso lo decide una persona.
SALIDA:
### Borradores para aprobar
### Escalar hoy
### Resumen del día (4 líneas como máximo)Paso 4: Aprobación humana al principio
Las primeras semanas, el agente solo deja borradores. Una persona los revisa y los envía.
Cuando el equipo confíe en el tono y en los datos, puedes dejar que el agente envíe solo los dos primeros escalones.
El resto sigue pasando por una persona.
La diferencia con el día 3. El aviso sale antes de que la factura venza, con el tono adecuado para cada cliente.
Lo que el agente no hace
El agente no conoce la relación con el cliente.
Si el comercial está cerrando una renovación importante, un recordatorio firme puede ser un mal momento. Por eso las cuentas estratégicas van marcadas y siempre pasan por una persona.
El agente no negocia.
Planes de pago, descuentos por pronto pago o pausar el servicio son decisiones de negocio. El agente prepara el contexto; decides tú.
Y el agente es tan bueno como tus datos.
Si una factura cobrada sigue abierta en el ERP, el agente reclamará algo que ya está pagado. Concilia antes de automatizar.
Cobrar antes no es perseguir más. Es preguntar a tiempo, con contexto.
Nos vemos la semana que viene.