El mes pasado me tocó una conciliación bancaria de las que duelen.
Un grupo empresarial de distribución. Varias cuentas bancarias. Cierre mensual con el contador apretando.
Lo que antes les llevaba media jornada de Controller, lo resolví en 30 minutos.
No con un software nuevo. No con una integración costosa. Con Claude y tres archivos CSV.
Te cuento cómo.
La conciliación bancaria es uno de los procesos más lentos y más propensos a error de cualquier equipo de finanzas.
4 a 6 horas al mes. Un Controller o un CFO cruzando filas a mano. Buscando diferencias que, a veces, son de céntimos.
El problema no es el trabajo en sí. El problema es que ese trabajo no requiere juicio financiero.
Requiere atención, paciencia, y tolerancia al dolor de comparar columnas durante horas.
Eso no es lo que se supone que debe hacer un Controller. Y definitivamente no es lo que debe hacer un CFO.
Hay una forma mejor.
El setup: lo que necesitas
Antes de hablar del prompt, el setup completo son tres archivos:
Estado de cuenta bancario - el extracto del banco en CSV (fecha, descripción, monto, saldo)
Libro mayor de cuentas bancarias - los movimientos registrados en tu ERP o sistema contable, mismo período
Cédula de conciliación - la plantilla donde vas a volcar el resultado (partidas en tránsito, cheques en circulación, ajustes)
Nada más.
Sin API del banco. Sin integración con el ERP. Sin software nuevo.
Solo Claude con el contexto bien dado.
El prompt completo (cópialo entero)
Este es el prompt que usé. No es un "concilia esto". Es un prompt estructurado que le da a Claude el rol, las reglas contables, el método y el formato de salida.
Cópialo tal cual. Ajusta solo los nombres de archivo y el período.
ROL
Actúa como Controller senior especializado en conciliación bancaria.
Tu trabajo NO es cerrar la conciliación a toda costa: es separar con
rigor lo que cuadra de lo que no, y dejar trazada cada partida.
CONTEXTO
Grupo empresarial de distribución. Conciliación de la cuenta bancaria
del período [MES/AÑO]. Te adjunto 3 archivos CSV:
1. extracto_banco.csv -> movimientos del banco (fecha, concepto, importe, saldo)
2. libro_mayor.csv -> movimientos contables de la cuenta de bancos
3. cedula.csv -> plantilla de conciliación vacía a rellenar
REGLAS CONTABLES QUE DEBES APLICAR
- Una partida concilia si coincide importe Y (fecha ±3 días hábiles).
- Si el importe coincide pero la fecha no: candidata a partida en tránsito.
- Si está en libro mayor y no en banco: cheque/transferencia en circulación.
- Si está en banco y no en libro mayor: ingreso/cargo no registrado
(posible comisión, interés o error de registro).
- Diferencias < 0,05 EUR por redondeo: agrúpalas, no las trates una a una.
- NUNCA asumas que una diferencia es "timing" sin evidencia. Si no puedes
explicarla, márcala como NO IDENTIFICADA y devuélvela para revisión humana.
MÉTODO (sigue este orden, no te saltes pasos)
1. Diagnóstico de formato: diferencias de fecha, decimales, signo, concepto
entre los dos archivos antes de cruzar nada.
2. Cruce: empareja partidas según las reglas de arriba.
3. Clasifica lo no cruzado en: en tránsito / en circulación / no registrado
/ no identificado.
4. Cuantifica: saldo banco, saldo contable, suma de partidas conciliatorias,
y diferencia neta que debe quedar en CERO (o explicada al céntimo).
5. Propón el asiento de ajuste para cada partida que requiera registro
contable (cuenta, debe, haber, concepto).
FORMATO DE SALIDA
- Tabla 1: resumen de conciliación (saldo banco, saldo libro, ajustes,
diferencia final).
- Tabla 2: partidas conciliatorias clasificadas, con importe y motivo.
- Tabla 3: asientos de ajuste propuestos.
- Sección final: partidas NO IDENTIFICADAS que necesitan que un humano
decida. Sé explícito: "esto no lo cierro yo".
Empieza por el paso 1 y para. Enséñame el diagnóstico de formato antes
de continuar con el cruce.
No es un prompt largo por presumir. Cada bloque está ahí por una razón.
Por qué este prompt funciona (y por qué el tuyo probablemente no)
La mayoría llega a Claude y le dice: "concilia estos dos archivos."
Claude hace algo. Pero no puedes firmarlo. Asumió el formato, la lógica contable, qué es "timing" y qué es un error.
El prompt de arriba funciona porque tiene cinco capas que el prompt improvisado no tiene:
1. Rol con criterio, no rol genérico
No es "actúa como contable". Es "tu trabajo NO es cerrar a toda costa, es separar lo que cuadra de lo que no". Le das el mismo criterio profesional que tendría un Controller senior: la conciliación que cuadra forzada es peor que la que queda abierta y explicada.
2. Reglas contables explícitas
Aquí está el 80% del valor. Le dices qué es una partida en tránsito, qué es un cheque en circulación, cuándo agrupar redondeos. Sin esto, Claude inventa su propia contabilidad - y suena bien hasta que el auditor la mira.
3. El control gate dentro del prompt
"NUNCA asumas que una diferencia es timing sin evidencia. Si no puedes explicarla, márcala como NO IDENTIFICADA." Esa línea es la que convierte un fabricador en una herramienta de la que te puedes fiar. Le prohíbes rellenar huecos.
4. Método secuencial
Cinco pasos, en orden, sin saltarse ninguno. Y la última instrucción - "empieza por el paso 1 y para" - te devuelve el control del ritmo. Iteras con datos reales, no con suposiciones encadenadas.
5. Formato de salida que ya es tu papel de trabajo
Las tres tablas son la cédula de conciliación. La sección de NO IDENTIFICADAS es tu lista de pendientes para revisión. El output no es texto bonito: es el documento que entregas.
Este es el prompt del nivel básico. Tú alimentas, Claude procesa, tú revisas y firmas.
Dónde está el límite de este prompt
Este prompt resuelve la conciliación de una cuenta, un período, con los archivos en la mano. Bien hecho, te ahorra 4-5 horas al mes.
Pero tiene techo. Y conviene ser honesto sobre dónde está.
Tú sigues exportando los CSV a mano del banco y del ERP cada mes.
Tú sigues lanzando el prompt, revisando, iterando cuenta por cuenta.
Si tienes 8 cuentas en 3 bancos, repites el proceso 8 veces.
Y cuando aparece una partida no identificada que es un impago, el prompt te avisa - pero el recobro lo sigues persiguiendo tú.
El prompt es la herramienta. Lo que de verdad cambia el cierre es el sistema que tienes alrededor de la herramienta. Y eso es otra liga.
El siguiente nivel: de prompt a agente
Lo que te he descrito es el nivel básico.
Tú alimentas los archivos. Claude procesa. Tú revisas el resultado.
Es una mejora real: de 5 horas a 30 minutos, con mayor consistencia y trazabilidad que el proceso manual.
Pero el nivel avanzado del programa va más lejos.
Construimos el agente que extrae los movimientos bancarios directamente desde la API del banco, los cruza con el ERP, genera la cédula de conciliación, y si detecta deuda impagada - facturas que aparecen en contabilidad pero llevan semanas sin movimiento en el banco - lanza llamadas de recobro automatizadas con voz (ElevenLabs) y envía el enlace de pago al cliente.
Sin intervención humana.
De prompt manual a agente autónomo. Esa es la distancia entre entender la herramienta y tener un sistema que trabaja por ti.
Si quieres aprender a crear agentes de este tipo, contesta a este email confirmando tu interés, y dime que agentes para finanzas necesitas. Los publicaré en próximas newsletters.