Todo CFO con experiencia sabe esto:
cada punto del proceso financiero que depende de intervención manual introduce variabilidad, ralentiza el ciclo de ingresos y reduce la precisión operativa.
Y la facturación —aunque parezca un proceso básico— sigue siendo uno de los principales generadores de fricción: cálculos manuales, errores en tasas, formatos inconsistentes, archivos desordenados y retrasos que impactan directamente en DSO y working capital.
Los CFO que ya resolvieron esta fricción no lo hicieron con más personal, sino con automatización en primera capa, eliminando la variabilidad antes de que exista.
Ejemplo real en una compañía B2B conocida de 50M ARR:
Proceso manual: 28 min por factura
Con workflow: 34 segundos
DSO: –12 días en 90 días
Error rate: 0%
800 horas anuales liberadas en el equipo financiero
El principio es claro:
los procesos financieros escalan cuando eliminan intervención manual, no cuando la compensa el equipo.
El workflow que tienes debajo consigue precisamente eso:
cada factura se genera, valida, calcula, envía y archiva sin intervención humana, dentro de n8n.
Vamos paso a paso:
Workflow completo (De datos → factura HTML → PDF → envío → archivo → notificación (en 30 segundos)
A continuación tienes qué ocurre en cada etapa y qué nodo ejecuta n8n.
Así puedes entender el flujo sin necesidad de ser técnico.
1) Disparo del workflow (Webhook / Node Trigger)
Qué ocurre a nivel financiero
El proceso se activa automáticamente ante un evento operativo:
un pago entra en Stripe, PayPal o Razorpay,
se actualiza un CRM,
un miembro del equipo pulsa “Generar factura”,
o el ERP manda datos al webhook.
Qué hace n8n
Recibe los datos (cliente, línea de producto, importe, impuestos).
Bloquea la ejecución si falta algún campo crítico.
2) Validación de datos (IF + Function nodes)
Qué problema resuelve
Evita facturas con:
emails incorrectos,
cantidades nulas,
tasas ausentes,
estados de pago incorrectos,
o líneas incompletas.
Qué hace n8n
Expresiones que verifican formato de email.
Checks para validar números y cadenas.
Return de error si falta un campo obligatorio.
3) Generación del número de factura (Set + Function)
Qué aporta
Control, trazabilidad y auditoría impecable.
Formato: INV-202411-5847
Qué hace n8n
Crea un ID secuencial basado en fecha + random.
Garantiza que no se repita.
4) Cálculo de impuestos y totales (Function + Set)
Qué ocurre operativamente
Se calculan automáticamente:
subtotales,
descuentos,
tasas impositivas (VAT, IVA, GST, Sales Tax…),
totales finales,
breakdown por línea.
Qué hace n8n
Multiplica quantity × price por línea.
Aplica el IVA adecuado según país/cliente.
Recalcula totales después de descuentos.
5) Multi-moneda (Set + Function)
Qué aporta
Corrección contable y consistencia internacional.
Qué hace n8n
Inserta símbolo correcto (€, $, £, ₹).
Aplica formatos de miles y decimales según región.
Mantiene el currency code para ERP/contabilidad.
6) Cálculo de fecha de vencimiento (Function)
Operativa
El workflow calcula automáticamente:
net-30
net-45
net-60
o vencimiento inmediato (due on receipt)
Qué hace n8n
Suma días al invoice_date.
Formatea la fecha en ISO o DD/MM/AAAA.
7) Generación de factura (HTML Template node)
Qué ve el cliente
Una factura profesional con:
branding
datos fiscales
desglose de líneas
impuestos
sello PAID / UNPAID / PARTIAL
resumen
métodos de pago
enlaces de pago
Qué hace n8n
Rellena una plantilla HTML con los datos validados.
Inserta colores, logotipo, tabla y estilos CSS.
Determina el estado del badge (paid/unpaid).
8) Conversión a PDF (HTTP Request to PDF API)
Qué aporta
Un PDF limpio, consistente y auditable:
A4
márgenes correctos
colores corporativos
perfecto para impresión o auditoría
Qué hace n8n
Envía el HTML a un servicio de conversión.
Recibe el PDF en binario listo para enviarse.
9) Envío automático por email (Gmail / SMTP node)
Qué recibe el cliente
Un email profesional con:
resumen del importe
fecha de vencimiento
instrucciones de pago
contacto de soporte financiero
factura en PDF adjunta
Qué hace n8n
Construye el email.
Adjunta el PDF generado.
Envía automáticamente.
10) Archivo automático en Google Drive (Google Drive node)
Beneficio para finanzas
Cero tiempo guardando archivos.
Estructura perfecta, automática.
Qué hace n8n
Crea carpeta por cliente (si no existe).
Guarda PDF en /Año/Cliente/Num_Factura.pdf
Genera nombres buscables.
Ejemplo:
Invoice_INV-202411-5847_John_Doe.pdf.
11) Notificación interna (Slack node)
Qué ve el equipo financiero
Alertas diferenciadas:
🟢 pagada
🟠 parcialmente pagada
🔴 emitida pero pendiente
Qué hace n8n
Envía mensaje estructurado con:
número de factura
importe
cliente
estado
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